PROFESI SEKRETARIS YANG PROFESIONAL DAN BERORIENTASI GLOBAL
ABSTRAK
Profesi
sekretaris sudah dikenal dalam dunia usaha disetiap perkantoran sekretaris
sangat dibutuhkan untuk menangani arsip, urusan skeduling, surat menyurat, urusan
administrasi kantor sampai urusan pribadi
pimpinan. Sekretaris haruslah profesional dimana mereka mampu berperan sebagai
asisten bagian administrasi, sekretaris eksekutif ataupun manajer kantor karena
mereka memiliki keterampilan yang prima dan juga berorientasi global daripada
fokus pada tugas kerja rutin yang telah ditetapkan. Selain memiliki
keterampilan dasar yang sempurna (skill)
para pimpinan menginginkan sekretarisnya mempunyai attitude yang baik pula,
memiliki pengetahuan yang luas dan kreatif serta memiliki pemahaman yang tepat
akan pekerjaannya. Pentingnya peran sekretaris di setiap perusahaan membuat
seorang sekretaris harus terus meningkatkan kemampuannya untuk tetap bisa
berperan terus menjadi tangan kanan pimpinan, Public Relations dan segala aspek
yang berkenaan dengan tugasnya dalam membantu pimpinannya menjalankan roda
perusahaan agar perusahaan tetap bisa berjalan dengan baik di dunia bisnis yang
semakin sengit persaingannya.
PENDAHULUAN
Pada era
ekonomi global dengan tingkat teknologi tinggi, para manajer butuh
dukungan yang besar dari para bawahannya untuk mengontrol sistem yang baru. Para
pemimpin perusahaan dituntut untuk melengkapi diri dengan sederet kemampuan
untuk berpacu dengan percepatan perubahan dalam dunia bisnis, sebagai
penyeimbang terhadap berbagai kemudahan yang disediakan oleh kemajuan
teknologi. Sedangkan kondisi dari para pengusaha pada saat ini mereka
harus menghadapi berbagai tantangan dan
persaingan yang ketat dalam dunia bisnis. Kondisi demikian membuat para pimpinan
perusahaan membutuhkan jasa sekretaris yang lebih handal dan profesional. Era
globalisasi informasi yang
diwarnai dengan kemajuan teknologi informasi dimana hal ini berpengaruh terhadap orang-orang
yang menggeluti profesi sebagai sekretaris, pengaruh dari era ini sangat besar terhadap peran dan fungsi
sekretaris dimana mereka harus menyesuaikan diri dan memperluas
wawasan. fungsi dan peranan sekretaris semakin dibutuhkan oleh para
manajer. Para manajer dalam memanfaatkan waktunya lebih berkonsentrasi pada
tugas managerialnya yang penuh tantangan itu dan segala pekerjaan staf
didelegasikan kepada sekretarisnya. Sebagai konsekuensi logis sekretaris
pun akan menghadapi tantangan yang berat. Peran-peran sekretaris konvensional yang bersifat
administratif dan klerikal sebagian besar telah tergantikan oleh
perangkat teknologi informasi. Oleh karena itu tingkat kompetensi sekretaris menjadi mutlak untuk
ditingkatkan sebagai
pendukung kinerja para pimpinan perusahaan.
DEFINISI SEKRETARIS
Istilah
sekretaris berasal dari bahasa latin yaitu
secretum yang artinya
rahasia. Dalam Bahasa Belanda yaitu
secretares, dalam Bahasa Perancis
disebut
secretaire, sedangkan dalam
Bahasa Inggris
disebut
secretary yang berasal dari kata
secret yang berarti
rahasia. Sesuai dengan asalnya, Berarti Sekretaris adalah orang yang diberi
kepercayaan untuk menyimpan rahasia dalam melaksanakan pekerjaannya dalam arti
rahasia perusahaan atau yang tidak perlu diketahui oleh orang lain atau para
pegawai.
Pengertian sekretaris dari Wikipedia bahasa
Indonesia, ensiklopedia bebas menyatakan bahwa
Sekretaris adalah sebuah profesi administratif yang bersifat asisten atau mendukung.
Gelar ini merujuk kepada sebuah pekerja kantor yang tugasnya ialah melaksanakan
perkerjaan rutin, tugas-tugas administratif atau tugas-tugas pribadi dari
atasannya. Pekerja atau karyawan ini biasanya melakukan tugas-tugas seperti mengetik,
penggunaan komputer dan pengaturan agenda. Mereka biasanya bekerja di belakang meja. Sebagian besar sekretaris adalah
wanita http://id.wikipedia.org
Sekretaris menurut H. W Fowler dan F. G
Fowler yang dikutip oleh Nani Nuraeni dalam buku Sekretaris Professional
mengemukakan bahwa
Sekretaris adalah orang yang bekerja pada orang
lain untuk membantu dalam korespondensi, pekerjaan tulis, mendapatkan informasi dan
masalah-masalah lainnya; Pegawai yang ditunjuk oleh masyarakat atau perusahaan atau perserikatan untuk melakukan
korespondensi, memelihara warkat-warkat, terutama yang berurusan dengan
perusahaannya.; Menteri yang mengepalai kantor pemerintahan, menteri
di Amerika Serikat dan Vatikan.(2008:2)
Menurut C. L Barnhart, yang dikutip oleh
Nani Nuraeni dalam buku Sekretaris Professional menyatakan bahwa
Sekretaris adalah seorang yang melakukan korespondensi,
memelihara warkat dan lainnya untuk perorangan atau organisasi; Seorang kepala
pejabat pemerintah yang mengawasi dan memimpin suatu departemen pemerintahan
tertentu; .Sebuah meja dan rak buku diatasnya. .(2008:2)
yang dimaksud warkat sendiri menurut The
Liang Gie yang dikutip oleh Nani Nuraeni dalam buku Sekretaris Professional
menyatakan warkat adalah setiap catatan tertulis, bergambar atau terekam yang
berisi keterangan tentang suatu peristiwa atau hal yang dibuat orang untuk
membantu ingatan (contohnya buku, surat, arsip, dan kuitansi) .(2008:2)
Pengertian sekretaris Menurut Louis C.
Nahassy dan William Selden seperti yang dikutip oleh Sutarto dalam buku
Sekretaris dan tatawarkat menyatakan
“Secretary is an office employee who has a more responsible position
than a stenographer and whose duties usually include taking and transcribing
dictation; dealing with the public by answering the telephone, meeting callers,
and making appointment ; and maintaining
or filing records, letters, etc, A secretary frequently acts as an
administrative assistant or Junior executive”.
Sekretaris adalah:“Seorang
pegawai
kantor
yang memiliki kedudukan yang lebih bertanggung jawab daripada seorang
stenographer dan tugas-tugasnya biasanya meliputi pengambilan dan penyalinan
dikte berurusan dengan publik untuk menjawab
telepon, mengundang pertemuan, membuat
perjanjian dan memelihara atau mengarsip warkat-warkat, surat-surat, dan
lain-lain.
Seorang sekretaris sering
bertindak sebagai seorang pembantu administrasi atau pimpinan muda.” (1997:4).
Beberapa definisi lain mengenai sekretaris :
Pengertian
Sekretaris Menurut Betty Hutchinson dan Carol Milano yang dikutip oleh Ursulla Ernawati dalm buku Pedoman lengkap Kesekretarisan mengemukakan
a secretary is a professional as a professional you may want to perform
the many and varied responsibilities of secretarial work with competence,
confidence, and style
Seorang Sekretaris adalah seorang professional,
sebagai seorang professional sekretaris diharapkan menampilkan aneka macam tanggung jawab tugas
kesekretarisan dengan penuh kompetensi, dapat dipercaya dan berkepribadian
(2004:1)
Professional
Secretaries International (PSI) :
“ A secretary shall be defined as an executive assistant who possesses
a mastery of office skills, demonstrates the ability to assume responsibility
without direction or supervision exercises initiative and judgement and makes
decisions within the scope of assigned authority”
Seorang sekretaris adalah assisten pimpinan
yang memiliki keahlian mengurus kantor, menampilkan kemampuan menerima tanggung
jawab tanpa diarahkan atau diawasi, berinisiatif dan penuh pertimbangan, serta
mengambil keputusan sesuai dengan ruang lingkup wewenang tugasnya. (2004:2)
Berdasarkan
uraian diatas mengenai sekretaris, maka secara umum sekretaris adalah seorang
karyawan atau pegawai yang diangkat oleh pimpinannya sebagai pembantu
pribadinya tetapi tidak hanya sekedar pembantu pimpinan saja ia juga dapat
mengerjakan tugas-tugas, pekerjaan kantor, memegang rahasia perusahaan dan
tanggung jawab yang tinggi di kantor
atau perusahaan, karena dianggap dapat dipercaya dalam mengerjakan tugas-tugas
pimpinan, dimana pimpinan tersebut
memiliki tugas dan tanggung jawab yang besar dalam memimpin dan
mengelola organisasi atau perusahaan dari mengurus perjanjian , administrasi,
mengatur rapat hingga korespondensi. Semua tugas pimpinan tersebut akan menjadi maksimal jika ada seorang sekretaris yang mendampinginya
Macam-macam Sekretaris Berdasarkan ruang lingkup dan
tanggung jawab
Berdasarkan ruang lingkup dan tanggung jawab
sekretaris dapat dibedakan menjadi 2 (dua) macam yaitu:
1. Sekretaris eksekutif
Sekretaris
eksekutif adalah sekretaris yang juga berfungsi sebagai manajer karena secara
langsung atau nyata menjalankan fungsi manajer eksekutif yang memiliki bawahan.
Sekretaris eksekutif ini pada umumnya merupakan sekretaris untuk satu unit
organisasi, contohnya: sekretaris dewan, sekretaris jenderal, sekretaris
wilayah, sekretaris inspektorat jenderal, sekretaris yayasan, dan lain-lain.
2. Sekretaris pribadi
Sekretaris
pribadi adalah seorang yang mengerjakan kegiatan perkantoran untuk membantu
seseorang tertentu dan bersifat pribadi. Sekretaris dalam pengertian ini bukan
pegawai atau staf dari suatu organisasi atau perusahaan tetapi diangkat dan
digaji oleh perorangan. Seorang sekretaris pribadi harus selalu berusaha untuk
mengenal sifat-sifat dan pribadi pimpinannya sendiri, baik itu adat kebiasaan,
kegemaran atau hobi, kelebihan dan kekurangan pimpinan. Sebagai sekretaris pribadi tidak berarti bahwa ia tidak bertanggung jawab
kepada unit kerjanya, tetapi ia tetap terikat kepada status kepegawaiannya.
Macam-macam Sekretaris
Berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerja
Berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerjanya
macam sekretaris dapat dibedakan menjadi 2 (dua) macam yaitu:
1. Sekretaris senior
Sekretaris senior adalah sekretaris yang sudah
memiliki banyak pengalaman yang mantap, dapat berdiri sendiri dalam mengatasi
masalah yang timbul di dalam pelaksanaan tugasnya.
2. Sekretaris junior
Sekretaris
junior adalah sekretaris yang baru memulai kariernya atau baru bekerja dan
belum mempunyai banyak pengalaman karena ia baru keluar dari pendidikan
sekretaris. Sekretaris junior ini perlu banyak belajar dan bimbingan dari
seorang sekretaris senior untuk memperoleh tambahan ilmu dan pengalaman.
Tugas SekretariS
Tugas seorang sekretaris adalah membantu
pimpinan dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan teknis, tetapi cukup penting
artinya bagi pimpinan. Seorang pimpinan akan sangat memerlukan bantuan
sekretaris dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor seperti :
1.
Menerima tamu
2.
Menerima telepon
3.
Mengambil dikte dan melatinkan
4.
Menyimpan surat
Untuk itu seorang pemimpin
mengharapkan bahwa bantuan yang diberikan oleh seorang sekretaris akan berbeda
tergantung dari bidang usaha yang diberikan oleh pimpinan misalnya direktur
dari perusahaan percetakan akan berbeda dengan lembaga bantuan hukum. Seorang sekretaris harus selalu berusaha
untuk mencari cara-cara yang baik untuk menumbuhkan hubungan dan kerja sama
yang baik antara sekretaris dengan pimpinannya dalam batas-batas kedinasan.
Pada dasarnya tugas-tugas sekretaris meliputi :
1. Tugas-tugas Rutin
Yaitu tugas-tugas umum yang dikerjakan oleh
sekretaris setiap harinya tanpa menunggu instruksi dari pimpinan atau tanpa
menunggu waktu sudah harus dilaksanakan sesuai dengan yang telah diterapkan.
Tugas ini meliputi:
a.
Membuka
surat.masuk untuk pimpinan
b.
Menerima
dikte.
c.
Menerima
dan melayani tamu serta bertamu mewakili pimpinan.
d.
Menerima
dan melayani telepon serta menelpon.
e.
Menata
arsip/surat.
f.
Menyusun
dan membuat surat untuk kepentingan pimpinan (korespondensi)
g.
Mengurus
dan mengendalikan surat
h.
Menyiapkan
pembuatan laporan
i.
Menyusun
dan membuat jadwal kegiatan pimpinan.
j.
Mengelola
kas kecil
k.
Menjaga
kebersihan dan kerapihan kantor untuk menciptakan kenyamanan kerja
2. Tugas-tugas khusus
Tugas-tugas ini tidak selalu setiap hari
dilaksanakan oleh sekretaris tetapi hanya dilaksanakan bila diperintahkan
langsung/ instruksi khusus oleh pimpinan kepada sekretaris dengan
penyelesaiannya secara khusus. Jadi yang dimaksud tugas disini adalah pekerjaan
yang hanya kadang-kadang dihadapi akan tetapi harus dilaksanakan sebaik-baiknya
dan adanya unsur kepercayaan bahwa tugas sekretaris mampu menyimpan rahasia
perusahaan.juga pimpinan beranggapan
bahwa untuk tugas tertentu sekretaris dianggap sudah menguasai sehingga
pimpinan memberikan kepercayaan kepada sekeretaris untuk menyelesaikan tugas
tersebut Tugas ini meliputi:
a. Menyiapkan rapat dan membuat notulen
b. Mengonsep surat perjanjian kerjasama
dengan relasi atau instansi luar.
c. Menyusun surat rahasia (confidential).
d. Menyiapkan perjalanan dinas pimpinan (
pemesanan tiket, booking hotel, menyusun agenda perjalanan pimpinan sampai
mencatat pengeluaran biaya perjalanan dinas )
e. Menyusun acara pertemuan bisnis.
f. Menyusun makalah, pidato untuk pimpinan
g. Mengurus masalah dengan bank
h. Mendatangi perusahaan lain atau instansi
pemerintahuntuk mencari informasi atau menyampaikan informasi
i.
Pembelian
kado atau cindera matauntuk klien pada even-even tertentu.
3. Tugas-tugas istimewa
Yaitu tugas yang menyangkut keperluan pimpinan,
antara lain:
a. Membetulkan letak atau posisi alat tulis
pimpinan serta perlengkapan yang diperlukan.
b. Bertindak sebagai penghubung untuk
meneruskan informasi kepada relasi.
c. Mewakili seseorang menerima sumbangan
untuk dana atau keperluan kegiatan lainnya.
d. Mengingatkan pimpinan membayar iuran atau
asuransi dari suatu badan atau instansi.
e. Memeriksa hasil pengumpulan dana atau uang
muka dari instansi yang diberikan sebagai dana kesejahteraan.
f. Menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai
pendamping pimpinan selama mengadakan pertemuan bisnis.
g. Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor,
mana yang perlu diperbaiki dan mana yang tidak perlu diperbaiki atau penambahan
alat-alat dan sarana kantor.
4. Tugas Sosial
b. Mengatur penyelenggaraan resepsi
untuk kantor pimpinan beserta pengurusan undangannya.
c. Menyampaikan ucapan selamat atau
menyatakan bela sungkawa kepada relasi atas nama pimpinan
5. Tugas Keuangan
Biasanya sekretaris mengurusi keuangan yang dinamakan petty cash
(uang cadangan/kas kecil). Tugas keuangan ini antara lain:
a. Menangani urusan keuangan pimpinan
di Bank, misalnya: penyampaian penyimpanan uang di Bank, penarikan cek,
pengambilan uang dari Bank.
b. Membayar rekening-rekening, pajak,
sumbangan dana atas nama pimpinan.
c. Menyimpan catatan pengeluaran sehari-hari
untuk pimpinan dan penyediaan dana untuk keperluan sehari-hari.
6. Tugas Resepsionis
Tugas
sekretaris sebagai resepsionis, yaitu:
a. Menerima dan menjawab telepon serta
mencatat pesan-pesan lewat telepon.
b. Menerima tamu yang akan bertemu dengan
pimpinan.
c. Mencatat janji-janji untuk pimpinan.
d. Menyusun acara kerja sehari-hari pimpinan.
7. Tugas insidental
Tugas ini merupakan pekerjaan yang tidak rutin
dilakukan oleh sekretaris meliputi:
a. Menyiapkan agenda rapat, menyiapkan laporan, menyiapkan pidato atau pernyataan
pimpinan.
b. Membuat ikhtisar dari berita-berita dan
karangan yang termuat dalam surat kabar, majalah, brosur, dan media-media lain
yang ada kaitannya dengan kepentingan perusahaan.
c. Mengoreksi bahan-bahan cetakan, misal:
brosur, undangan, formulir, dan daftar yang dikonsep oleh perusahaan.
d. Mewakili pimpinan dalam berbagai resepsi
atau pertemuan.
8. Tugas sekretaris dalam Business Meeting
(pertemuan bisnis)
Pertemuan bisnis (Business Meeting) ini
terjadi ketika dua orang atau lebih saling menerima dan memberi sesuatu berupa
informasi, menyimak kembali kemajuan, memecahkan masalah dan menciptakan yang
baru. Tugas inilah yang cukup berat dan melelahkan bagi sekretaris untuk
mengorganisir pertemuan-pertemuan tersebut.
9. Tugas kreatif
Tugas atas prakarsa sendiri sendiri yakni tanpa
diminta oleh pimpinan, tugas ini hasil pertimbangan sekretaris tentang perlu
tidaknya sesuatu dikerjakan sehingga dapt membantu, meringankan beban pekerjaan
pimpinan tugas kreatif meliputi
a. Membuat perencanaan kerja
b. Mempelajari pengetahuan tentang bank
c. Mempelajari pengetahuan tentang kas kecil
d. Pemantapan kepribadian
e. Efisinsi kerja
f. Pengembangan diri sekretaris dengan mengikuti seminar, pelatihan ataupun
kursus yang menunjang pekerjaan
g. Mengirmkan bunga atau surat ucapan selamat kepada rekan pimpinan yang
memperoleh promosi jabatan
h. Menyiapkan perabot kantor perlengkapan dan alat-alat penting bagi sekretaris
i.
Membuat kliping iklan atau artikel yang
dibutuhkan perusahaan
j.
Mengumpulkan brosur, pricelist dari
berbagai macam pameran yang berguna bagi perusahaan
k. Memahami cara kerja mesin kantor dan audio
visual ( alat bantu peraga)
l.
Memahami dan mempelajari organisasi, peraturan/ keadaan organisasi, product knowledge, budaya
perusahaan tempat bekerja
Tanggung Jawab SekretariS
Selain sekretaris bertanggung jawab atas
pekerjaannya ada tanggung jawab lain yang harus dilaksanakan yaitu:
1. Personal Responsibility
(Tanggung Jawab Individu)
Sekretaris bertanggung jawab terhadap performansi diri sendiri dan upaya pengembangan ke arah yang lebih
berkualitas. Dengan “mengelola” diri sendiri supaya dapat tampil dengan performansi prima dalam pelaksanaan tugas pokok
sehari-hari, antara lain:
a. Mempermudah dan memperlancar kerja
pimpinan melalui pengaturan waktu dan distribusi informasi yang efisien.
b. Mendistribusikan informasi dari kantor
pimpinan secara jelas dan akurat.
c. Mendukung kelancaran alur kerja antara
kantor pimpinan dengan bagian-bagian lainnya.
d. Memberikan peluang kepada
pimpinan untuk lebih berfokus pada hal-hal strategis dan memiliki dampak jangka
panjang.
e. Memberikan masukan positif dan inisiatif
untuk perbaikan perusahaan.
2. Internal Responsibility
(Tanggung Jawab Dalam)
Sekretaris bertanggung jawab terhadap upaya
pencapaian superioritas kinerja kantor dan pengaruhnya terhadap kinerja
perusahaan. Tanggung jawab ini terwujud melalui aktivitas:
a. Mengelola sumber daya kantor termasuk
keuangan.
b. Menciptakan suasana (fisik dan mental)
yang mendukung kelancaran kerja.
c.
Mendukung penciptaan budaya kerja yang positif.
d.
Membantu menciptakan “kelompok informal positif” di
lingkungan perusahaan.
e. Mengelola anak buah untuk meningkatkan
efektifitas dan efisiensi kerja di kantor.
3. Networking
Responsibility (Tanggung Jawab Cabang Perusahaan)
Tanggung jawab sekretaris untuk meluaskan wawasan
dan jalinan perusahaan dengan tujuan peningkatan daya saing. Perwujudannya
adalah melalui upaya memperluas network perusahaan, mengatur dan
mengawasi pelaksanaan acara-acara formal dan informal yang diselenggarakan oleh
kantor dalam kaitannya dengan upaya mempertahankan dan berpartisipasi dalam
mengembangkan citra perusahaan.
4. Tanggung jawab atas keberhasilan perusahaan .
Dalam peran aktifnya membantu kelancaran
tugas-tugas pimpinan sehingga dapat tercapai tujuan yang telah ditetapkan.
5. Tanggung jawab hukum seorang sekretaris.
Salah satu segi penting dari jabatan sekretaris,
walaupun kemungkinan besar tidak tercantum dalam peraturan tertulis, adalah
tanggung jawab hukumnya sebagai perantara pimpinan dalam transaksi. Sebagai
perantara, berarti sekretaris berperan menjadi wakil pimpinan dalam urusan bisnis dengan pihak
ketiga, karena sekretaris mempunyai wewenang ini. Jadi sekretaris harus
bertindak hati-hati dan bertanggung jawab.
Fungsi
Sekretaris dibutuhkan oleh setiap pimpinan untuk
meringankan tugas pimpinan terutama tugas rutin dan operasional agar pimpinan
dapat berkonsentrasi dan fokus terhadap tugas manjerialnya, pada dasarnya
fungsi sekretaris adalah
1. Membantu meringankan tugas-tugas pimpinan juga sebagai alat pelaksana pusat ketatausahaan.
2. Mengadakan pencatatan dari semua kegiatan
manajemen, sebagai pusat dokumentasi dan menangani informasi untuk pimpinan
3. Sebagai alat komunikasi organisasi /
perusahaan menjadi jembatan penghubung
Peranan Sekretaris
Pada dasarnya setiap sekretaris mempunyai
peranan yang sama, yaitu membantu kelancaran pelaksanaan tugas-tugas pimpinan.
Dalam melaksanakan tugas tersebut, seorang sekretaris bukan hanya berhubungan
dengan pimpinannya saja melainkan juga dengan klien perusahaan, karyawan lain,
juga dengan pekerjaan yang ditekuninya. Adapun peranan sekretaris adalah
sebagai berikut:
1. Sekretaris sebagai duta.
Peranan sekretaris dikatakan sebagai duta
yaitu sekretaris sebagai wakil dari perusahaan sehingga penampilan dan sikapnya
haruslah baik dan profesional, karena sekretaris bukan hanya berhubungan dengan
masyarakat tersebut.
2. Sekretaris sebagai pintu gerbang
Peranan sekretaris dikatakan sebagai pintu
gerbang karena fungsi sekretaris salah satunya adalah sebagai penerima tamu,
untuk itulah letak meja dan kursi sekretaris berdekatan dengan pintu masuk
ruangan pimpinan dimana para tamu, relasi, maupun karyawan sendiri yang ingin
bertemu dengan pimpinan haruslah melapor atau ijin kepada sekretaris terlebih
dahulu.
3. Sekretaris sebagai ibu rumah tangga
perusahaan.
Di sini sekretaris harus dapat berperilaku
selayaknya ibu dari perusahaan. Ia harus dapat menaungi
perusahaan dan menjadi contoh yang baik dalam mengurus kantornya. Misalnya;
membuat ruangan menjadi seperti rumah sendiri sehingga terasa nyaman agar para tamu, relasi, karyawan dan pimpinan di perusahaan merasa betah.
4. Sekretaris sebagai humas.
Sekretaris sebagai penghubung antara
perusahaan dengan lingkungan kerja, lingkungan masyarakat, baik bertatap muka secara langsung melalui telepon, atau media yang lain.
Dalam peranannya sebagai humas, sekretaris haruslah mengerti bagaimana
menghadapi setiap orang yang tidak sama sifat dan perilakunya. Dalam menghadapi
pihak lain, ia harus dapat menempatkan diri sesuai dengan situasi dan kondisi
yang ada, demi tercapainya tujuan perusahaan apalagi bila perusahaan membutuhkan suatu kerjasama yang baik
dengan seseorang atau lembaga lain.
Sekretaris
Profesional
Sekretaris perlu mengembangkan diri melalui
peningkatan kompetensinya sehingga benar-benar mampu dan berkualitas tinggi
dalam membantu pimpinannya. Sebaiknya sekretaris melengkapi diri dengan
berbagai pengetahuan dan keterampilan di luar tugas-tugas kesekretarisan yaitu
:
a. Keterampilan berkomunikasi
b. Kemampuan mencari, menginterprestasikan dan
memanfaatkan informasi
c. Mampu berpikir, mengidentifikasi masalah
dan mencari solusinya
d. Mampu bekerja sama dalam kelompok
f. Mempunyai komitmen pada tugas
g. Senantiasa bersemangat mengembangkan diri
Pada saat ini peran sekretaris profesional memang menjadi pertanyaan?
dan tanggung
jawab sekretaris profesional juga mendapat sorotan yaitu ketika
posisi sekretaris akan segera tamat riwayatnya, tergilas oleh perkembangan office automation dan teknologi
informasi. Berbagai perangkat teknologi informasi, telah menjadi alat bantu
yang efektif bagi para manajer untuk menjadi sekretaris profesional bagi
dirinya sendiri. pendapat ini berasumsi bahwa tugas sekretaris berkisar kepada
tugas-tugas administratif, klerikal, dan resepsionis. Padahal, tugas-tugas
sekretaris telah mengalami evolusi sesuai dengan tuntutan keadaan, posisi
sekretaris justru mengalami job
enlargement dan job enrichment. Seorang
sekretaris profesional dapat dijadikan “Pusat Informasi” di dalam kantor,
paling tidak sekretaris harus sangat mengetahui bagian yang ditanganinya
sendiri. Dengan bertindak sebagai pusat informasi, sekretaris mampu menjalankan
peran Strategis, Peran teknis dan peran pendukung. Peran strategis yaitu peran
yang diharapkan dapat memberikan pengaruh positif pada status dan performansi
organisasi secara jangka panjang, yang tercapai melalui kelancaran arus
informasi baik ke dalam maupun ke luar. Sedangkan peran teknis, yaitu peran
yang diharapkan dapat meningkatkan kinerja pimpinan. Aktivitas seketaris
sekretaris profesional yang menyalurkan informasi kepada pimpinan secara jelas
dan akurat akan sangat membantu dan memfasilitasi pimpinan untuk menjalankan
fungsinya dengan baik. Dengan demikian semakin berat beban kerja pimpinan, maka
tugas sekretaris pun akan semakin internsif. Peran pendukung yaitu peran yang
diharapkan dapat memberikan positif kepada anggota organisasi lainnya, yang
dapat dicapai dengan pendistribusian informasi (incoming dan outgoing). Secara
keseluruhan kedudukannya sebagai pusat informasi, memungkinkan sekretaris
profesional berperan lebih jauh lagi untuk mengatur kalender dan jadwal
pekerjaan, mengelola dokumen dan sistem penyimpanannya, sebagai event organizer untuk pertemuan internal
dan eksternal, mengelola kondisi dan kerapian kantor, membentuk atmosfir kantor
serta bertindak sebagai travel arranger
pimpinan.
Peran sekretaris profesional bisa menjadi kunci fungsi yang efisien dari
perusahaan, khususnya dalam organisasi dengan staf bergaji kecil atau anggota
staf yang tidak tetap. Berikut adalah beberapa kualitas, keterampilan, dan
pengetahuan yang harus ditunjukkan oleh sekretaris profesional dalam
menjalankan tugasnya
1. Knowledge (Pengetahuan)
Syarat pengetahuan ini dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu:
a. General Knowledge (pengetahuan umum).
Seorang sekretaris harus memiliki pengetahuan yang luas yang dapat
mengangkat nama dari perusahaan. Juga Memiliki kemampuan memadai terhadap segala sesuatu perubahan dan
perkembangan yang terjadi, terutama yang berkaitan dengan aktivitas organisasi Misalnya:
1.
Menguasai
dan memahami Bahasa Indonesia dengan baik dan benar serta menguasai
beberapa bahasa asing secara lisan maupun tertulis, serta
memiliki pengetahuan ekstra.
2.
Pengetahuan
tentang misi, fungsi, tugas-tugas, serta struktur organisasi, serta susunan
personil.
3.
Pengetahuan
tentang korespondensi dan tata kearsipan. Memiliki pengatahuan tentang tata naskah , kearsipan dan peralatan
perkantoran
b. Special knowledge ( pengetahuan khusus.).
Mempunyai ilmu pengetahuan yang relevan
dengan bidang tugasnya pengetahuan
khusus ini, maksudnya adalah sekretaris mengetahui atau mengerti hal-hal
mengenai dimana sekretaris itu bekerja. Apabila sekretaris itu bekerja pada
perusahaan yang bergerak pada bidang usaha perkapalan,
maka ia harus mampu menguasai ilmu perkapalan, begitu pula bila perusahaan itu
bidang usahanya penyewaan apartemen, maka sekretaris itu harus menguasai ilmu
keapartemenan, dan sebagainya.
2. Skill
and technic (Keterampilan)
Setiap sekretaris diharuskan memiliki
keterampilan untuk menunjang pekerjaannya, keterampilan itu meliputi:
a. Mampu menyusun laporan
b. Mampu mengetik surat dan berkorespondensi
c. Mampu menggunakan bahasa indonesia dan
bahasa asing
d. Manpu menggunakan teknologi perkantoran
e. Teknik tata penyimpanan arsip
f. Teknik berkomunikasi dengan telepon
g. Menulis cepat dengan steno
h. Senantiasa meng-upgrade keterampilan yang
dimilikinya dengan perkembangan duniausaha/bisnis
3. Personality.Kepribadian
Tidak banyak orang mempunyai bakat untuk
menjadi sekretaris yang baik, namun demikian bakat saja tidak cukup bilamana
kita tidak tahu kepribadian yang bagaimana harus kita punyai untuk menjadi
seorang sekretaris yang baik itu.
a. Memiliki kepribadian, penampilan diri yang
menarik dan baik
b. Loyalitas disiplin dan dedikasi yang
tinggi Dapat dipercaya serta memegang teguh rahasia
c. Ketekunan, ketelitian, kerapian, kejelian,
kejujuran, memiliki ingatan
yang baik
keterbukaan, kesabaran, keramahtamahan serta tanggung jawabKualitas,
keterampilan & pengetahuan
d. Simpatik. Harus bersikap mawas diri dan
pandai bergaul pandai berbicara,
sopan
e. Mempunyai perhatian atas pekerjaannya tidak cepat menyerah
f. Dapat bijaksana terhadap orang lain bisa menjaga image perusahannya
4. Practice
kemampuan
melaksanakan tugas sehari-hari seperti menerima telepon, menerima tamu,
menyiapkan rapat, membuat agenda pimpinan dll.
Seorang sekretaris harus memiliki komitmen dan
sikap yang dilandasi rasa tanggung jawab pada tugas maka mereka
akan menyelesaikan tugas atau pekerjaannya karena merasa terikat pada
penyelesaian tugas tersebut, bukan karena terikat pada norma-norma formal,
sehingga apabila tidak menyelesaikan tugas dengan sebaik-baiknya, mereka akan
merasa bersalah dan bukannya takut pada sanksi. Namun apabila seseorang
sekretaris terlalu sering menghindar diri dari tanggung jawab, sikap seperti ini
mencerminkan kepribadian yang tidak dewasa, labil, tidak dapat dipegang.
Untuk itu sekretaris harus melatih diri untuk menjadi sekretaris yang penuh
tanggung jawab, yang mampu bekerja mandiri, bekerja tanpa pengawasan, bahkan
dituntut untuk mampu mengawasi dirinya sendiri.
Sekretaris professional yang berorientasi
global
Seorang sekretaris yang berorientasi global harus Menampilkan Citra perusahaan karena Citra
perusahaan adalah hal yang harus dijunjung tinggi. Dikarenakan sekretaris adalah tangan kanan atasannya, maka sekretaris juga harus menampilkan citra
perusahaan yang baik. Selain itu seorang sekretaris harus
ramah, baik dan bertanggung jawab pada semua tugasnya. Bukan hanya baik
kepada atsannya saja tapi juga harus baik kepada relasi dan
kawan sekantor. Sebagai tangan kanan dan selalu mendapat kepercayaan dari atasannya, Sekretaris harus pandai menjaga rahasia
perusahaan maupun rahasia pribadi atasannya tersebut. Sekretaris
bukan hanya harus pandai berdandan, tapi seorang sekretaris juga harus up date terhadap kemajuan teknologi
misalnya teknologi informasi. Accounting dan pembukuan juga harus dikuasai oleh
seorang sekretaris agar bisa melakukan pembukuan kantor. Menguasai bahasa asing
adalah nilai tambah yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris. Karena
biasanya sekretaris selalu diminta atasannya untuk bertemu
dengan relasi yang berasal dari luar negeri. Seorang sekretaris setiap harinya berkomunikasi dengan tamu- tamu dengan
berbagai tingkatan atau golongan. Untuk itu seorang sekretaris harus mampu
berkomunikasi dengan baik dan menguasai bahasa Indonesia dan beberapa bahasa
asing dengan baik. Ia pun dituntut untuk memilih kata dan menyususn kalimat
secara baik dan jelas, menyenangkan semua pihak yang berkomunikasi dengannya.
Untuk meningkatkan kualitas seorang pemimpin harus meningkatkan kualitas berkomunikasi dengan meningkatkan bahasa yang dimiliki seperti bahasa
Inggris atau bahasa asing lainnya sehingga dapat berkomunikasi dengan tamu-
tamu tingkat eksekutif, agar seorang sekretaris mampu membantu pimpinan dalam
bernegosiasi. Adapun kriteria komunikasi yang efektif
adalah sebagai berikut :
a. Penerima mengerti atau memahami isi pesan
b. Penerima dapat menerima atau menyetujui
isi pesan
c. Penerima mengadakan suatu tindakan (aksi),
sesuai dengan yang dikehendaki oleh pengirim.
Dalam menghadapi atasannya seorang
sekretaris yang profesional harus mempelajari karakter dari pimpinannya tidak salah dalam bertindak dan mengambil
keputusan. Seorang sekretaris juga harus memiliki etika yang baik yaitu dalam
hal berbicara, makan, duduk, dsb. Karena itu sangat berkaitan dengan citra
perusahaan. Kadang sekretaris diminta untuk menemani atasan untuk melakukan
presentasi menggantikan sang atasan. Karena itulah sekretaris harus bisa
belajar berbicara di depan publik atau
pada saat meeting. Seorang sekretaris profesional harus memiliki karakteristik dimana ia
harus menjadi orang metodis,
dengan mata yang bagus untuk hal detail, pengorganisasi yang baik, dengan pikiran
yang tertib, membawa ke objektivitas ke proses, Segera berurusan dengan korespondensi.
Pada zaman era globalisasi, sekretaris harus
mengembangkan diri mengikuti perkembangan Ilmu pengetahuan dan
teknologi. Untuk menjadi sekretaris yang profesional harus dapat mengikuti
perkembangan zaman sehingga mampu dapat mengatasi perubahan dan dapat bekerja
semaksimal mungkin untuk menghadapi dunia kerja seorang sekretaris dengan daya
saing yang semakin maju.
Adapun pengetahuan dan wawasan yang harus diketahui oleh seorang
sekretaris adalah sebagai berikut :
a. Pengetahuan akan bidang usaha tempat kita
bekerja
b.
Pengetahuan akan produk dari perusahaan
c.
Pengetahuan akan Rekanan bisnis pimpinan
d.
Pengetahuan akan pesaing dari perusahaan
Ada banyak cara yang dapat diakukan untuk menambah wawasan dan
pengetahuan diantaranya adalah :
a. Banyak membaca dan mengikuti perkembangan
dari berita-berita surat kabar dan media elektronik
b. Banyak mengikuti forum, workshop, seminar,
pelatihan, kursus, diskusi,
c. Dan juga belajar menuangkan isi pemikiran
kita dalam bentuk tulisan
Disamping kecerdasan intelektual,seorang sekretaris juga perlu
memperhatikan kecerdasan logika dalam emosi kita, diantaranya yaitu :
a. Meningkatkan profesionalisme kerja dan
lingkungan kerja yang nyaman
b. Mampu menggunakan emosi secara efektif
untuk mencapai tujuan (pengendalian emosi)
c.
Memahami emosi orang lain
Sekretaris bertugas mencarikan dan
menyajikan informasi kepada pimpinanya. Untuk itu ia harus pandai menggali
informasi dari berbagai sumber, lalu menginterpretasikan sehingga dapat memilih informasi yang di nilai bermanfaat untuk disajikan kepada pemimpin. Sekretaris profesional harus mampu berpikir untuk
mengidentifikasi sebab dan akibat setiap kali menghadapi masalah dan dapat
mencari solusinya dengan tepat. Sehingga pimpinan tidak perlu terus menerus menuntun
dan membimbing sekretaris, namun cukup mendelegasikan setiap penugasan kepada
sekretaris dan sekretaris yang bersangkutan mampu menyelesaikan tugasnya secara baik . Pimpinan cukup memberi instruksi kepada sekretaris secara garis besar dan
memberi delegasi secukupnya, selanjutnya menjadi tanggung jawab sekretaris
untuk menindak lanjuti, termasuk memecahkan masalah yang dihadapi dalam setiap
menyelesaikan tugasnya.
Seorang sekretaris harus mempunyai kemampuan dalam mengembangkan skill Human Relations Penjabarannya adalah sebagai berikut :
1. Team Work : mampu bekerja sama dalam team Tidak
boleh menganggap diri lebih hebat, meremehkan orang lain, menutup mata pada
keberhasilan dan kelebihan orang lain.
2.
Positif
Thinking, Komponen
yang positif pada first impression :
1. Sebut
nama lawan bicara Anda
2.
Sambut
tamu di pintu ruang Anda
3. Tersenyum
ketika berjumpa dengan tamu
4. Salam
dan mengulurkan tangan
5. Jangan
bicara terlalu pelan / keras
6. Tunjukkan
keramahan kepada setiap orang
3. Good reminder, Dalam hal ini lebih tertuju kepada
Schedule pimpinan, hari ulang tahun pimpinan, karyawan, dan juga rekan bisnis.
4. Discrete, Tidak mudah membicarakan masalah seseorang
/ perihal yang diketahui kepada orang lain yang tidak berkepentingan
5. Tactful, Bijaksana dan berhati-hati dalam memilih
kata atau berkomentar saat berhubungan dengan pimpinan ataupun orang lain.
Penutup/SIMPULAN
Peranan seorang
sekretaris adalah sebagai assistant atau tangan kanan pimpinan, pemegang
rahasia terbaik dalam perusahaan, sebagai beranda perusahaan, sebagai
penghubung pimpinan dengan pihak luar, perawat atau pelindung bagi pimpinan,
jadi sangat diperlukan seorang sekretaris yang professional. Kemampuan dan keterampilan teknis harus
mutlak dimiliki oleh seorang sekretaris professional untuk segala bidang ilmu.
Kemampuan berkomunikasi dan interaksi dengan pimpinan, pihak luar dan juga
rekan bisnis merupakan peranan yang sangat penting bagi seorang sekretaris, dia
juga harus mempunyai wawasan yang luas untuk dapat bersaing di dunia bisnis.
Pada era globalisasi ini, para eksekutif memiliki mobilitas yang tinggi, yang
tentu saja menyebabkan peran seorang sekretaris menjadi semakin penting.
Untuk menjadi seorang sekretaris yang profesional
harus memiliki kemampuan dan
keterampilan seperti :
1. Kemampuan dan keterampilan teknis yang
harus dan mutlak dikuasai oleh seorang sekretaris seperti computer, bahasa
inggris, shorthand dan filling
2. Kemampuan berkomunikasi dan berinteraksi, oleh karena tugas sekretaris adalah berhubungan
dengan berbagai macam individu yang masing-masing berbeda latar belakang,
berbeda status sosial, berbeda kepentingan, berbeda kedudukan, maka sekretaris
dituntut mampu memahami pihak- pihak yang berhubungan dengannya
3. Keterampilan penggunaan mesin-mesin kantor
(PABX, mesin printer, mesin fotocopy, scanner, mesin fax, dan lain sebagainya).
Selain hal terebut diatas sekretaris yang Profesional secara teknik harus menguasai pekerjaan dan memiliki kecerdasan emosi
yang tinggi dalam:
a.
Pengambilan keputusan
b.
Kepemimpinan
c.
Kepuasan pelanggan
d. Kerjasama
dan saling percaya
Dalam Fungsinya sebagai sekretaris yang professional, sekretaris dituntut mampu bekerja mandiri, bekerja tanpa
pengawasan, untuk itu harus memiliki komitmen pada tugas .Tugas dan tanggung jawab seorang sekretaris profesional tidak hanya terbatas pada kelancaran kerja administrasi perusahaan. Lebih
dari itu, seorang sekretaris profesional harus mampu
mengkoordinasikan kegiatan kerja atasannya. Dalam hal ini segala pekerjaan yang
berhubungan dengan komunikasi dan hubungan dengan relasi para eksekutif
merupakan kewajiban dari seorang sekretaris dan menuntut kemampuan yang
memadai. Seorang sekretaris yang profesional sangat berperan dalam pencapaian
sasaran perusahaan, sesuai dengan target yang telah dicanangkan. Untuk itu ia
harus juga mengembangkan diri dalam kemampuan manajerial yang jauh lebih luas
daripada keterampilan operasional
REFERENSI/KEPUSTAKAAN
Barnes, Carolyn and Manning, Marilyn. 2003. Menjadi Sekretaris
Profesional, Batam Centre: Bina rupa Aksara.
Daniels, Diane and Barron, Ann.
1995. Sekretaris Profesional Pengakuan dan Keberhasilan, Jakarta: Erlangga.
Ernawati, Ursula. 2004.
Pedoman Lengkap Kesekretarisan, Yogyakarta: Graha Ilmu
Hendarto, M.G. Hartiti dan Tulusharyono,
F.X. 2003. Menjadi Sekretaris Profesional, Jakarta: Lembaga Manajemen PPM dan
Penerbit PPM.
La Rose, 2003. Top Secretary membangun kepribadian dan
keterampilan menjadi sekretaris profesional, Jakarta : Erlangga.
Nuraeni, Nani. 2008.
Panduan menjadi sekretaris profesional. Jakarta : Trans Media Pustaka
Saiman. 2002. Manajemen
Sekretaris. Jakarta: Ghalia Indonesia.
Sedarmayanti.2005. Tugas
dan Pengembangan Sekretaris. Bandung: CV. Mandar Maju.
Sutarto. 1997. Sekretaris
dan Tata Warkat. Yogyakarta: Gadjah Mada University Press.
Triwidodo, Titiek dan
Kristanto, Djoko.2004. Jakarta. Pengembangan Kepribadian Sekretaris Gramedia
Widiasarana Indonesia.
)* Penulis adalah dosen
Tetap ASM Ariyanti
![Foto: اَلسَّلاَمُ عَلَيْكُمْ وَرَحْمَةُ اللهِ وَبَََكَاتُهُ
Cara Gemukin Badan Sehat dan Alami :
Banyak sobat yang inginpunya badan gemuk dan berisi, mungkin karena sering di ejek punya badan kurus? Punya badan kurus kadang bikin kita gak pEdE , berbagai macam julukan mulai dari papan berjalan, kakinyamuk, cacingan, cungkring, begeng de el el dah, yang semuanya cuma bikin kita minder.
Berbagai cara gemukin badan pun dilakukan, mulai dari tips sehat gemukin badan , sampe cara menambah berat badan dengan produk .
Nah, buat sobat yang pengen gemuk, ada beberapa tips gemukin badan secara alami berikut:
* Tambah Porsi Makan
Tambah porsi makan kamu pelan-2 [jangan langsung se abreg, soalnya perut kamu butuh penyesuaian]. Resep ini terbukti paling ampuh buat nambah berat badan.
Tapi pastinya kamu harus mempertimbangkan kemampuan pencernaan kamu, jangan sampe diluar batas pencernaan yah, yang ada nanti malah bolak balik WC umum. :(
* Jangan Keseringan Begadang
Pasti inget kan pesan bang ROMA "jangan begadang kalo tiada artinya". Begadang juga gak baik buat kesehatan, yang ada badan jadi kurus dan gampang sakit. Jadi, usahain jangan keseringan begadang, terutama buat sobat yang suka nongkrong atau gila Internet. Coba kurangi begadang yah.
* Makan 6x Sehari
Biasanya kamu makan 3x sehari, sekarang coba kamu makan minimal 6x sehari.
- Sarapan Pagi jam 9
- Makan siang jam 11
- Trus makan lagi jam 2
- Sorenya makan lagi sekitar jam 5
- Trus makan malam jam 7
- Kalo masih mampu dan masih melek, makan lagi sekitar jam 10 malam.
Kedengerannya emang serem en rada edan, tapi selama makanan kamu sehat dan porsinya sesuai, trik ini bisa bikin timbangan berat badan kamu naik drastis loh.
* Istirahat yang Cukup
Percuma makan banyak kalo tubuh kamu gak dapat istirahat yang cukup. Jadi, atur pola tiduryang sehat, minimal 8 jam sehari. Kalopun kurang dari 8 jam sehari, kamu bisa ntur-2 waktu diantara kesibukan untuk istirahat sebentar. Pokonya bikin tubuh kamu selalu dalam keadaan nyaman deh.
* Rajin Olahraga
Olahraga sangat penting buat proses pembentukan tubuh kamu dan menjaga metabolisme. Jadi, kalo kamu pengen gemuk, lakukan olahraga secara teratur. Fokusin olahraga untuk pembentukan masa otot, seperti fitnes atau body language. Ini yang bikin tubuh kamu lebih berisi dan berbentuk [Sixpack bro].
* Menu 4 Sehat 5 Sempurna
Selain ngatur porsi dan intensitas makanan, jenis makannya juga harus diperhatikan. Jangansembarangan memilih makanan. Cari yang sesuaimenu 4 Sehat 5 Sempurna. Apalagi dalam rangka gemukin badan, susu penting banget loh, kamu boleh minum susu 4x sehari, terutama susu murni [apa lagi kalo susu langsung dari sumbernya]. :D
* Vitamin atau Suplemen Tambahan
Gak ada salahnya tambahin konsumsi kamu dengan suplemen makanan, peningkat nafsu makan ato vitamin2 lainnya yang bisa memelihara kesehatan tubuh kamu.
* Ngemil
Ngemil terbukti ampuh dan cepet menaikan berat badan. So, kalo kamu pengen gemukin badan dengan cepat, ayo biasain budaya ngemil. Bawa cemilan kemana-mana. Misalnya Coklat, ciki, kentang goreng, ubi goreng, singkong goreng, dll.
* Madu dan Minyak Ikan
Untuk nambah nafsu makan secara natural, kamu bisa mengonsumsi madu atau minyak ikan.Selain berfungsi menjaga fitalitas tubuh, madu& minyak ikan juga nambah nafsu makan loh..
* Banyak Minum Air Putih
Minum air putih emang kedengerannya gak nyambung. Tapi, jangan nganggap remeh dulu. Air putih itu sangat berperan buat menjaga kesehatan tubuh kita loh. Dengan minum air putih tubuh kita sehat dan bikin pencernaan lancar. Kalo pencernaan udah lancar otomatis program gemukin badan kita bisa cepat berhasil.
Nah itulah beberapa Tips Gemukin Badan Sehat Alami yang bisa kamu lakukan untuk menambahberat badan, dijamin kamu bakal gemuk dah. Tapi jangan sampe kegemukan yah.
وَ عَلَيْكُمْ لسَّلاَم وَرَحْمَةُ اللهِ وَبَرَكَاتُهُ
Semoga bermanfaaat
Sumber
http://hamiem.mywapblog.com/tips-menggemukan-badan-secara-alami.xhtml](https://lh3.googleusercontent.com/blogger_img_proxy/AEn0k_uoNF3ZDv-hWiVxR8brmbynyZUGknR_HSWXbN0Q6acLZEMp2eJzHuUP26C37NFyOgnMut_NZpQyTcTSC80cTlsY4fj78FijE6RR-L1s7udiVUN3voAbRt6O6DZk7kg4NrtMeDrbYtjq_90frhrnou7nBA2-r3LTdAC7RGv4Sin5Q8KbqCRLatWCgGVuP04=s0-d)
