Puji Setiawans Blog

Komunikasi secara terminologis merujuk pada adanya proses penyampaian suatu pernyataan oleh seseorang kepada orang lain. Jadi dalam pengertian ini yang terlibat dalam komunikasi adalah manusia. Organisasi adalah sebuah perkumpulan atau wadah bagi sekelompok orang untuk bekerjasama, terkendali dan terpimpin untuk tujuan tertentu.

Kemampuan berkomunikasi dan berinteraksi sangatlah penting dalam suatu kehidupan berorganisasi, bahkan menjadi tuntutan. Komunikasi dalam organisasi menjadi titik sentral dalam menciptakan situasi dan lingkungan yang kondusif, menjalin komunikasi berkesinambungan, meningkatkan kepercayaan publik, meningkatkan citra baik perusahaan/ organisasi bahkan membantu mempromosikan dan meningkatkan pemasaran suatu produk/jasa. Oleh karena itu komunikasi dalam suatu organisasi harus dipahami dengan benar, diaplikasikan serta dikembangkan oleh siapapun baik perorangan, masyarakat dan organisasi. pujisetiawans.blogspot.com

PROSES TERJADINYA KOMUNIKASI

Proses terjadinya suatu komunikasi membutuhkan serangkaian kegiatan timbal balik antara komunikator dengan komunikan. Adanya pengulangan siklus komunikasi sesuai tahapan yang terjadi memaksimalkan pencapaian tujuan komunikasi.

Pihak pengirim (sumber) berfungsi sebagai komunikator menyandikan pesan komunikasi dalam bentuk kode-kode komunikasi (bahasa lisan, tulisan, gerak, atau melalui media). Pesan itu selanjutnya disalurkan secara langsung atau tidak langsung (melalui media komunikasi). Pesan yang disandikan ini selanjutnya diartikan oleh pihak penerima (komunikan). Komunikan selanjutnya memberikan respon terhadap pesan yang diterima dan seterusnya secara berkesinambungan dan bergantian. Dengan adanya proses pengulangan komunikasi antara komunikator dengan komunikan dalam siklus diatas, maka dapat dipastikan bahwa suatu komunikasi dapat terjadi. Dalam proses komunikasi diatas, komunikator yang secara umum memulai kegiatan komunikasi perlu menyandikan informasi sesuai dengan kondisi dan tingkat nalar komunikan. Dalam konteks penggunaan media komunikasi (seperti telepon, telekonferensi, dan media lainnya), komunikator perlu memastikan bahwa komunikan dapat mengoperasikan media komunikasi dengan sebaiknya untuk memaksimalkan pencapaian tujuan komunikasi. Faktor eksternal ini sering menjadi penyebab ketidak berhasilan suatu komunikasi (contohnya ketidakmampuan komunikan mengoperasikan media komunikasi).

EFEKTIVITAS KOMUNIKASI

Efektivitas komunikasi dapat dilihat dalam kaitan dengan beberapa kriteria. Komunikasi dapat dikatakan efektif jika : (a) pesan yang diterima sangat dekat dengan pesan yang dikirim; (b) tindakan berkomunikasi menggunakan jumlah lambang minimum untuk pesan itu; (c) pesan-pesan bukan-verbal selaras dengan pesan yang verbal; (d) pesan itu mendatangkan jawaban yang diinginkan; dan (e) komunikasi itu menghasilkan hubungan saling mempercayai antara pengirim dan si teralamat; kriteria ini dibicarakan secara singkat sebagai berikut :

Komunikasi kemurnian  

Suatu pesan yangn tidak mengalami penyimpangan disebut murni Seorang yang efektif dapat menyampaikan pesan kepada orang lain dengan sedikit sekali kemungkinan terjadi salah pengertian. Jika senjang antara apa yang akan dikomunikasikan oleh seseorang dengan apa yang ditangkap oleh orang yang menerimanya cukup besar, maka efektivitas orang yang mengirimkan komunikasi itu terhitung rendah.

Penghematan

Dalam suatu komunikasi yang efektif digunakan tenaga, waktu, simbol, dan petunjuk minimum untuk melambangkan suatu pesan tanpa kehilangan kemurnian dan dampaknya. Dalam suatu organisasi faktor ini harus diberi perhatian, karena orang-orang melakukan beberapa tugas, dan sedikit sekali waktunya untuk mencerna pesan-pesan yang rumit diterima. Jika pesan-pesan dituliskan dalam sejumlah besar lambang (kata-kata, halaman, atau bentuk lambang lainnya), orang yang menerima pesan itu tidak akan begitu bergairah untuk menguraikan lambang pesan itu. Dalam organisasi ditekankan agar membuat komunikasi pendek, jelas dan terpusat.

Kesesuaian

Suatu komunikasi yang efektif memadukan petunjuk-petunjuk verbal dan bukan verbal. Jika pesan verbal bertentangan dengan petunjuk-petunjuk (isyarat-isyarat) bukan-verbal dari si pembicara, efektivitas si pembicara turun.

Pengaruh

Kriteria paling penting bagi efektivitas ialah pengaruh yang disampaikan oleh komunikator kepada penerima komunikasi. Pengaruh bukan berarti pengendalian; hanya berarti bahwa komunikator mencapai hasil yang ia maksudkan.

Membangun hubungan

Salah satu tujuan komunikasi antara perorangan ialah membangun hubungan kepercayaan antara sumber dan sasaran komunikasi. Hubungan seperti itu mempermudah komunikasi di masa depan antara mereka. Suatu komunikasi yang efektif membantu membangun kepercayaan dan hubungan antar pribadi yang lebih baik antara sumber dan sasaran.

Maka, dalam komunikasi juga ada beberapa komponen penting yang mendukung berjalannya proses komunikasi dengan lancar. Komponen-komponen tersebut diantaranya adalah :

a. Pengirim atau komunikator (sender) adalah pihak yang mengirimkan pesan kepada pihak lain.

b. Pesan (message) adalah isi atau maksud yang akan disampaikan oleh satu pihak kepada pihak lain.

c. Saluran (channel) adalah media dimana pesan disampaikan kepada komunikan. dalam komunikasi antar-pribadi (tatap muka) saluran dapat berupa udara yang mengalirkan getaran nada/suara.

d. Penerima atau komunikate (receiver) adalah pihak yang menerima pesan dari pihak lain.

e. Umpan balik (feedback) adalah tanggapan dari penerimaan pesan atas isi pesan yang disampaikannya.

Peran komunikasi dalam organisasi sebagai berikut :

a. Komunikasi dalam perusahaan sebagai titik sentral 

b. Dalam setiap proses komunikasi, hubungan kemanusiaan merupa-kan proses yang menyangkut kepribadian, sikap dan tingkah laku yang terjadi pada orang-orang yang terlibat 

c. Organisasi melaksanakan komuni-kasi persuasif dua arah disemua bidang kegiatan dengan maksud memberikan motivasi kerja, ber-tanggung jawab dan produktif 

d. Atas dasar pengertian tersebut terlihat bahwa komunikasi timbal balik dalam suatu organisasi meru-pakan proses integrasi antar manusia yang brersifat manusiawi yang menuju perasaan lahir batin.

Komunikasi dalam suatu organisasi selalu merupakan komunikasi timbal balik, demi kepentingan semua pihak. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam komunikasi interpersonal tatap muka adalah sebagai berikut: 

1. Bersikap simpatik 

2. Tunjukkan sebagai komu-nikator terpercaya 

3. Bertindaklah sebagai pem-bimbing bukan pendorong 

4. Kemukakanlah fakta dan kebenaran 

5. Berbicara dengan gaya mengajak bukan menyuruh 

6. Jangan bersikap super 

7. Jangan mengetengahkan hal-hal yang mengkha-watirkan 

8. Jangan mengkritik dengan kritik yang tidak mem-bangun 

9. Berbicara secara meyakinkan 

Dalam komunikasi dengan rekan sekerja kita perlu menyesuaikan diri dengan lingkungan, teman sekerja, pimpinan dan seluruh lingkungan organisasi. Kebiasaan, budaya dan strategi organisasi harus diso-sialisasikan secara terus mene-rus dengan menggunakan be-berapa metode komunikasi, tertulis, lisan, langsung dan tidak langsung dan juga perlu diperhatikan kelompok-kelom-pok yang mendapat perhatian untuk bisa lebih menyesuaikan diri. Semua itu untuk membina kerjasama antar pribadi, antar unit dan dengan atasan. Sikap yang baik sesama teman kerja dan terhadap setiap orang akan meningkatkan dan memper-lancar kerjasama. Jadi kalau masing-masing pekerjaan ber-jalan lancar, penjelasan, perin-tah dari atasan sangat jelas dan operasional pekerjaan akan bisa berjalan dengan baik serta laporan-laporan baik lisan maupun tertulis juga akan berjalan lancar serta beres.

Yang perlu diperhatikan dalam berkomunikasi terhadap sesama teman sekerja hendaknya terdapat rasa hormat, sederhana, dan jujur. Keterbukaan dan disiplin menjadi budaya yang harus ditekuni secara bersama-sama maka akan menumbuhkan rasa saling menghormati. Hati yang jujur merupakan kunci dalam men-jalin hubungan antara yang satu dengan yang lainnya. Budaya senyum yang khas, jujur dari dalam hati yang paling dalam serta dilakukan secara menyenangkan, menarik, diimbangi dengan cara bicara yang ramah sambil menatap wajah mitra bicara akan semakin menambah semangat persaudaraan yang diperlukan dalam kerjasama

Hal-hal yang harus dihindari dalam berkomunikasi adalah gosip dan isu mengenai kehidupan karyawan dan juga mengucapkan hal-hal yang kurang pantas. Jangan sekali-kali mempertaruhkan infor-masi kehidupan pribadi anda yang mungkin akan didengar orang yang penuh ambisi dan jahat yang dapat memutar-balikkan kata sehingga dapat menurunkan wibawa anda sendiri. Hal ini merupakan bagian dari politik kerja kantor. Memang kita harus supel dalam berkomunikasi, terkadang kita harus tegas, sopan dan manis serta berwibawa bahkan dalam suatu kesempatan kita harus diam berpura-pura tidak mengerti. Hal ini merupakan kebijaksanaan dalam berkomunikasi. Bagaimanakah kita bisa mem-buat karyawan lama dan baru merasa kerasan dan menciptakan suasana kerja yang nyaman dan menyenangkan untuk setiap harinya dan bertahan untuk masa yang akan datang? Jawabannya adalah kejujuran, integritas dan loyalitas yang tinggi

Kesimpulan

Komunikasi dalam organisasi menjadi titik sentral dalam setiap proses dan hubungan kemanusiaan yang menyangkut kepribadian, sikap, dan tingkah laku.

Komunikasi timbal balik memiliki peranan penting dalam pergaulan manusia, sedangkan ko-munikasi interpersonal sangat menen-tukan keberhasilan komunikasi timbal balik. Beberapa jenis komunikasi yang  dapat membawa organisasi kearah perbaikan dan pengembangan sebagai berikut : 

• Komunikasi internal bertujuan membangun kerja sama, membuat dan menjadikan karyawan ikut memiliki dan bertanggung jawab terhadap organisasinya, membentuk citra baik organisasi dan menanamkan kepercayaan bagi public eksternal. Sedangkan komunikasi eksternal menciptakan opini public sebagai efeknya. 

• Komunikasi eksternal menciptakan relasi dan pengembangan serta merupakan kelangsungan kehidupan organisasi 

• Komunikasi interpersonal dapat menentukan keberhasilan komunikasi dengan dibantu oleh sikap dan tingkah laku yang etis, konsentrasi pada komunikasi akan memudahkan kontak pribadi

DAFTAR PUSTAKA : 

http://goo.gl/i6fXfK

http://goo.gl/iJFy4O